Is een privacyverklaring verplicht op je website?
Wanneer je onder de AVG een privacyverklaring nodig hebt, wat erin moet staan en waar hij hoort te staan.
Kort antwoord
Ja, vrijwel altijd. Zodra je persoonsgegevens verwerkt — en een contactformulier, een nieuwsbriefinschrijving of statistieken zijn dat al — moet je onder de AVG uitleggen welke gegevens je verzamelt, waarom, hoe lang je ze bewaart en welke rechten mensen hebben. De verklaring moet vindbaar zijn vanaf elke pagina, meestal via een link in je footer.
Wat moet erin staan?
| Onderdeel | Toelichting |
|---|---|
| Wie je bent | Bedrijfsnaam, KVK-nummer en contactgegevens |
| Welke gegevens | Naam, e-mail, IP-adres, wat je ook maar vastlegt |
| Waarom | Het doel én de grondslag per verwerking |
| Hoe lang | Bewaartermijn per soort gegeven |
| Met wie je deelt | Verwerkers zoals je mailtool of hostingpartij |
| Rechten van bezoekers | Inzage, correctie, verwijdering, bezwaar |
| Klachtrecht | Verwijzing naar de Autoriteit Persoonsgegevens |
Step-by-step
- 1
Ga na of je persoonsgegevens verwerkt — bijna zeker wel
Veel ondernemers denken van niet, terwijl het bijna altijd wel zo is. Een contactformulier verwerkt persoonsgegevens. Een nieuwsbriefinschrijving ook. Bezoekersstatistieken die IP-adressen vastleggen eveneens. Vanaf dat moment geldt de AVG en heb je een privacyverklaring nodig.
- 2
Beschrijf per verwerking het doel én de grondslag
Dit is het onderdeel dat het vaakst ontbreekt. Het is niet genoeg om te zeggen dát je gegevens verzamelt; je moet per verwerking vertellen waarvoor en op welke wettelijke grondslag — toestemming, uitvoering van een overeenkomst, of gerechtvaardigd belang. Een verklaring zonder grondslagen is niet compleet.
- 3
Noem je verwerkers
Gebruik je een externe mailtool, een boekhoudpakket, een hostingpartij of een afsprakensysteem, dan verwerken die partijen gegevens namens jou. Die moet je noemen. Met de meeste sluit je bovendien een verwerkersovereenkomst — dat regelen zij meestal standaard in hun voorwaarden.
- 4
Schrijf het in begrijpelijke taal
De AVG eist expliciet dat de informatie beknopt, transparant en in duidelijke taal is. Een verklaring vol juridische formuleringen die niemand leest, voldoet er strikt genomen niet aan. Schrijf zoals je tegen een klant zou praten.
- 5
Zet hem vindbaar in je footer
De verklaring moet vanaf elke pagina bereikbaar zijn. De gebruikelijke plek is een link in de footer, samen met je algemene voorwaarden. Verwijs er ook naar bij je contactformulier en je nieuwsbriefinschrijving, op het moment dat iemand gegevens achterlaat.
- 6
Houd hem actueel
Voeg je een nieuwe tool toe — een chatwidget, een nieuwe mailtool, een advertentiepixel — dan verandert wat je verwerkt en met wie je deelt. Een privacyverklaring van drie jaar oud beschrijft je site vrijwel zeker niet meer.
Tips en aanbevelingen
- ▸Een contactformulier alleen is al genoeg om onder de AVG te vallen. 'Ik verzamel niets' klopt bijna nooit.
- ▸Neem geen verklaring van een andere site over: die beschrijft hun tools, niet die van jou, en dat is direct zichtbaar.
- ▸Werk hem bij zodra je een nieuwe tool op je site zet.
Common questions
Heb ik een privacyverklaring nodig als ik alleen een contactformulier heb?
+−
Ja. Een contactformulier verwerkt persoonsgegevens — minimaal een naam en een e-mailadres — en daarmee val je onder de AVG. Je moet dan uitleggen welke gegevens je verzamelt, waarvoor, hoe lang je ze bewaart en welke rechten de bezoeker heeft.
Waar moet mijn privacyverklaring staan?
+−
Vanaf elke pagina bereikbaar, meestal via een link in de footer. Verwijs er daarnaast direct naar op de plekken waar iemand gegevens achterlaat, zoals bij je contactformulier en je nieuwsbriefinschrijving.
Mag ik een privacyverklaring van internet kopiëren?
+−
Beter niet. Een privacyverklaring moet beschrijven welke gegevens jíj verwerkt, met welke tools en met welke partijen je die deelt. Een gekopieerde verklaring beschrijft de situatie van een ander bedrijf en voldoet daarmee niet — bovendien is het meestal direct te zien.